ぽん印ぽん印 › Hướng dẫn
Cách tạo con dấu (hanko) cho hoá đơn Nhật – miễn phí, đúng cỡ
Nếu bạn làm freelance cho khách hàng Nhật, hoặc kinh doanh nhỏ ở Nhật, sớm muộn gì cũng sẽ có người nhờ bạn đóng hanko (判子, con dấu tên) lên báo giá hay hoá đơn. Ngày nay nhiều người làm các giấy tờ này bằng Excel hoặc Word, nên dùng ảnh con dấu là cách tiện nhất. Bài này giải thích hoá đơn Nhật thường có những con dấu nào, nên chọn cỡ nào, và cách tạo ảnh PNG nền trong suốt, đúng kích thước thật, miễn phí.
Hoá đơn Nhật thường có những con dấu nào?
- 角印 (kakuin), dấu vuông công ty. Mang tên công ty hoặc tên cửa hàng, thường kết thúc bằng 之印 hay 印 (“dấu của”), đóng cạnh hoặc chồng nhẹ lên tên công ty. Người kinh doanh cá nhân thường dùng tên cửa hàng (屋号).
- 個人印 (kojin-in), dấu cá nhân. Con dấu tròn nhỏ mang họ, đóng vào ô người phụ trách (担当者印) trên báo giá hoặc hoá đơn.
- 日付印 (hizuke-in), dấu ngày. Gồm 3 tầng: bộ phận, ngày, tên người. Hay dùng cho giấy tờ nội bộ và để đánh dấu ngày nhận giấy tờ.
Đây không phải con dấu đã đăng ký. Không dùng cho 実印 (con dấu đã đăng ký với chính quyền) hay 銀行印 (con dấu ngân hàng). Chỉ tạo con dấu mang tên của chính bạn hoặc của tổ chức bạn đại diện.
Có bắt buộc phải đóng dấu không?
Không. Đóng dấu lên 請求書 (hoá đơn) / 見積書 (báo giá) không phải là yêu cầu của luật. Chế độ hoá đơn hợp lệ của Nhật (インボイス制度) quy định các mục hoá đơn phải ghi, như số đăng ký của bên phát hành, thuế suất và tiền thuế; con dấu không nằm trong danh sách đó. Tuy vậy, nhiều khách hàng vẫn muốn có dấu theo thói quen hoặc quy định nội bộ, nên bạn có thể hỏi trước họ muốn thế nào.
Chọn cỡ nào?
| Loại dấu | Cỡ thường dùng | Ghi chú |
|---|---|---|
| 角印 (công ty) | 18, 21, 24 mm | 21 mm là lựa chọn an toàn; 18 mm hợp với tên ngắn, 24 mm hợp với tên công ty dài. |
| 個人印 (cá nhân) | 10,5; 12 mm | Vừa với ô đóng dấu nhỏ trên phần lớn biểu mẫu. |
| 日付印 (ngày) | 12, 15, 18 mm | 15 mm là cỡ phổ biến. |
Tạo con dấu bằng ぽん印
ぽん印 chạy ngay trên trình duyệt. Không cần cài đặt, không cần tạo tài khoản, và con dấu chỉ được lưu trong trình duyệt của bạn. Ứng dụng có tiếng Việt, tiếng Nhật và tiếng Anh.
- Mở ponin.app/web/, chạm “Con dấu mới” rồi chọn loại con dấu.
- Nhập tên. Con dấu được khắc bằng chữ Nhật, nên hãy nhập tên đúng như muốn hiện trên dấu, ví dụ tên công ty bằng katakana hoặc kanji.
- Chọn kích thước, kiểu chữ và màu mực. Kiểu chữ miễn phí là 明朝 (Mincho).
- Lưu, chạm “Xuất ảnh” và chọn “PNG (350dpi, dùng cho Excel/Word)”. Ngoài ra còn có PNG 600 dpi và SVG, đều miễn phí.
Gói miễn phí cho tạo mỗi loại 1 con dấu: 1 dấu cá nhân, 1 dấu công ty và 1 dấu ngày.
Dán vào Excel, Word đúng cỡ thật
Một file ảnh chỉ có số điểm ảnh, không có kích thước thật. Excel và Word tính kích thước dựa vào độ phân giải (dpi) ghi trong file; nếu file không ghi, chúng coi như 96 dpi, khiến con dấu to gấp ba, bốn lần. ぽん印 ghi độ phân giải vào mọi file PNG, nên dấu 21 mm dán vào vẫn là 21 mm.
- Lưu ảnh PNG đã xuất thành file.
- Trong Excel hoặc Word, chọn Insert › Pictures › This Device (bản tiếng Nhật: 挿入 › 画像 › このデバイス) rồi chọn file.
- Kéo con dấu tới vị trí cần đóng. Trong Word, chọn Layout Options › In Front of Text để di chuyển tự do.
Đừng sao chép rồi dán ảnh từ trình duyệt: cách này làm mất thông tin độ phân giải và con dấu có thể bị to ra. Nếu cỡ vẫn lệch, nhấp chuột phải vào ảnh, mở Size and Properties (Excel) hoặc More Layout Options › Size (Word), giữ Lock aspect ratio rồi nhập chiều cao, ví dụ 2,1 cm cho dấu 21 mm. Khi in, nhớ tắt chế độ thu nhỏ cho vừa trang (Fit to page).
Trước khi dùng
Con dấu tạo bằng ぽん印 là hình ảnh. Đây không phải chữ ký điện tử theo 電子署名法 (Luật chữ ký điện tử của Nhật), nên không chứng minh được danh tính và không chống được việc sửa văn bản.
Với hợp đồng, bạn nên dùng dịch vụ hợp đồng điện tử.
Đóng dấu lên 請求書 (hoá đơn) / 見積書 (báo giá) không phải là yêu cầu của luật.